Вернуться к статьям Выбирайте по следующему действию
Спросите, что получатель будет делать с документом: читать условия, редактировать текст, проверять таблицу или печатать. Формат должен соответствовать этому действию.
| Формат | Подходящий сценарий | Что проверить |
|---|---|---|
| DOCX | Договор, письмо, КП с пояснениями | Переносы, страницы, таблицы, длинный текст |
| XLSX | Спецификация, табличный отчёт | Типы ячеек, формулы, ширину колонок, печать |
| Просмотр и передача согласованного вида | Полноту страниц и результат преобразования |
PDF сам по себе не подтверждает согласование, подпись или правильность исходных данных. Это формат файла, а не статус документа в бизнес-процессе.
DOCX: текст и оформление
Word удобен, когда основную часть документа составляют абзацы, условия и реквизиты. В шаблоне приложения можно использовать поля CRM и повторяющиеся строки таблиц.
Проверьте длинные названия, переходы таблицы между страницами и расположение блока подписей. Успешное заполнение переменных не гарантирует, что последняя строка не окажется на отдельной странице.
Если получателю разрешено редактировать текст, DOCX сохраняет эту возможность. Правила согласования правок нужно определить отдельно.
XLSX: данные по строкам и колонкам
Excel подходит для спецификаций и отчётов, где важны наименование, количество и значения отдельных колонок. Приложение повторяет строки по спискам данных, но итоговую структуру нужно проверить на вашем макете.
Не объединяйте ячейки через границы циклов и условий. После добавления нескольких позиций проверяйте формулы, ссылки и область печати. Оформленная сумма с валютой может быть текстом; её нельзя без проверки считать числовой ячейкой для вычислений.
PDF: отдельная проверка преобразования
Наличие флажка формирования PDF не является доказательством, что преобразование доступно и корректно в вашей среде. Сначала получите правильный DOCX/XLSX, затем отдельно сформируйте и откройте PDF.
Сверьте количество страниц, кириллицу, шрифты, таблицы, длинные значения и обрезанные края. Для Excel особенно важна исходная область печати: преобразователь не должен угадывать, какая часть листа предназначена клиенту.
Если PDF не получается, сохраните сообщение об ошибке и проверьте доступность преобразования с ответственным специалистом. Не переименовывайте расширение DOCX или XLSX в PDF: это не меняет формат содержимого.
Чем отличается штатный сценарий Битрикс24
Встроенная работа с документами CRM предусматривает DOCX и PDF; порядок получения описан в официальной инструкции. Для приложения S-WEBS PDF проверяется отдельно. Если именно этот результат обязателен, включите его в контрольный сценарий до выбора решения.
При сравнении не ограничивайтесь списком расширений. Проверьте один и тот же документ с реальными по длине данными и нужной печатной формой.
Частые вопросы
Можно ли один бланк использовать как Word и Excel?
Понадобятся отдельные файлы и соответствующая разметка. Одинаковый набор данных не делает структуры DOCX и XLSX одинаковыми.
Почему Excel выглядит хорошо на экране, но плохо печатается?
Проверьте область печати, ориентацию, масштаб и разрывы страниц. Эти параметры относятся к макету и не определяются только данными CRM.
Какой файл считать исходным?
Храните утверждённый шаблон отдельно от сформированного результата. Шаблон нужен для новых генераций, результат — для конкретной карточки и момента времени.
Примеры основных форматов доступны на странице «Фабрики документов». Настройка описана в инструкции.