CRM роботы

Изменение счета

Что делает робот «Изменение счёта»

Робот изменяет поля счёта в Битрикс24: статус, сумму, дату оплаты, назначение платежа и другие параметры. Вместо того чтобы открывать карточку каждого счёта и править данные вручную, сотрудник запускает бизнес-процесс, и робот выполняет изменения автоматически. Это особенно важно при массовых операциях — например, когда нужно проставить дату оплаты для десятка счетов после закрытия платёжного дня.

Робот понимает контекст сделки: он может взять данные из карточки сделки, из связанного предложения или из переменных бизнес-процесса. Счёт всегда остаётся актуальным и синхронизированным с другими документами, без ручного контроля и сверок.

Сценарии использования

1. Массовое закрытие счетов после поступления оплаты. Бухгалтер получает банковскую выписку и запускает бизнес-процесс. Робот в цикле обходит все оплаченные счета и проставляет дату фактической оплаты, меняет статус на «Оплачен», записывает номер платёжного поручения. Часовая рутина сокращается до пары минут.

2. Корректировка суммы счёта после согласования скидки. Менеджер договорился с клиентом о дополнительной скидке. В бизнес-процессе робот получает новую сумму и автоматически пересчитывает счёт: обновляет итого, пересчитывает НДС. Клиенту уходит актуальный счёт, а в истории сохраняется причина корректировки.

3. Автоматическая генерация счетов по шаблону сделки. При переходе сделки на стадию «Выставление счёта» робот создаёт новый счёт и заполняет его на основе данных сделки: сумма, назначение платежа, реквизиты клиента. Менеджеру остаётся только проверить и отправить — всё остальное уже сделано.

4. Перенос плановой даты оплаты при переносе отгрузки. Клиент попросил отложить поставку на две недели. Вместо того чтобы править и счёт, и предложение, и задачу, менеджер меняет дату отгрузки в сделке, а робот автоматически сдвигает плановую дату оплаты в счёте. Все документы остаются непротиворечивыми.

Настройка робота

Для запуска необходимо указать:

ID счёта — какой именно документ редактируется. Может быть взят из текущего бизнес-процесса или получен от предыдущего робота;
Поля для изменения — какие именно поля и на какие значения меняются. Это может быть статус («Оплачен», «Отменён»), сумма, дата оплаты, назначение платежа;
Режим обновления — полная замена указанных полей или частичное обновление только переданных значений.

Все новые значения можно брать из переменных процесса: из полей сделки, из результата предыдущего робота или вычислять прямо в настройках.

Результат работы

После выполнения робот возвращает:

Флаг успеха — подтверждение, что счёт изменён;
Новые значения — перечень полей и их актуальных значений после обновления;
ID счёта — для передачи в следующие шаги процесса.

Если изменение не удалось (например, счёт уже проведён и заблокирован для редактирования), робот возвращает ошибку с описанием причины. Процесс может автоматически перейти на ветку ручной обработки.

Интеграция с другими роботами

Робот «Изменение счёта» — центральное звено в финансовых цепочках CRM:

После роботов поиска счёта — нашли счёт по номеру или сумме → изменили его статус или реквизиты;
Перед роботом «Изменение предложения из счёта» — сначала актуализировали счёт, затем синхронизировали изменения с предложением;
С роботами отправки — после изменения счёта отправить клиенту обновлённый PDF или уведомление о статусе оплаты.

Типовая цепочка: «Поиск счёта» → «Изменение счёта» → «Изменение предложения из счёта» → «Отправить счёт клиенту».

Типичные ошибки при настройке

Попытка изменить проведённый счёт. В Битрикс24 проведённые счета заблокированы для редактирования. Робот выдаст ошибку — перед изменением проверяйте статус счёта или используйте отдельный процесс для корректировки проведённых документов.

Некорректная сумма с НДС. Если вы меняете сумму счёта, но не пересчитываете НДС, возникает расхождение. Убедитесь, что при изменении суммы в настройках робота предусмотрен пересчёт налога.

Изменение не того счёта при массовой обработке. Если в процессе участвует несколько счетов, легко передать не тот ID. Добавляйте в процесс шаг сверки: робот возвращает данные счёта до изменения, и процесс может запросить подтверждение у сотрудника.