ИМЕКС

Наш заказчик - компания из Санкт-Петербурга, которая много лет специализируется на торгах в нефтегазовой сфере. Она поставляет большую номенклатуру товаров и услуг для нефтяников. Поэтому около 5-ти лет назад CRM стала для нее основным инструментом по организации работы своих отделов и подразделений.

Как известно, участие в тендерах и закупках связано с огромным потоком информации. А четкая фиксация и отслеживание уведомлений, сроков, дат и прочих технических параметров закупки; отслеживание стадий лота; своевременная подача заявки является ключевым условием для успеха сделки.

Компания пришла к нам с уже существующей облачной CRM Битрикс24, которую настраивала собственными силами. Однако большое число операций, которые специалисты продолжали осуществлять вручную, а также желание систематизировать и оптимизировать работу разных подразделений через CRM заставило обратиться к нам как опытному интегратору Битрикс24.

Среди задач, которые нам предстояло решить, были:

• настройка воронок и туннелей продаж, которые бы более детально разграничивали работу разных подразделений и направлений, автоматически передавали данные из одной воронки в другую. Самостоятельная настройка воронок не позволяла компании до конца контролировать весь объем закупок/поставок и этапность работ.

• подключение роботов, которые бы брали на себя часть ручных операций по отслеживанию и фильтрации входящей корреспонденции о торгах.

• автоматизация отдельных бизнес-процессов (на первом этапе мы договорились автоматизировать бизнес-процесс по согласованию и оплате счетов).

• перенос портала с облачной на коробочную версию Битрикс24, так как наш Заказчик посчитал важным хранить всю информацию у себя

При выборе интегратора решающим для заказчика стало то, что наша компания разрабатывает приложения для Битрикс24. В частности, большую надежду они возлагали на наш опыт по внедрению роботов и приложение «S-Webs - роботы». Оно позволяет реализовывать массу сценариев для автоматизации процессов внутри CRM.

Так, робот для извлечения из писем нужной информации (робот для парсинга писем) у нас уже был. Для нашего Заказчика мы написали робота, который в автоматическом режиме может отслеживать дублирующиеся лоты и “склеивать” их.

Для переноса CRM из облака в коробку была выбрана лицензия «Корпоративный портал» на 50 пользователей. Мы перенесли данные клиентов и некоторые сделки. Эту часть внедрения мы осуществили за несколько дней.

Подключили к порталу почту на домене. У каждого сотрудника появилась своя почта, через которую они ведут рабочую переписку, а также общий почтовый ящик для сбора всей входящей информации: извещений, уведомлений, предложений принять участие в процедуре закупки, ценовых запросов. Через него мы позже реализовали процесс парсинга писем по заданным параметрам.

Для разграничения и отслеживания разных направлений работы мы настроили новые воронки. Это в итоге оптимизировало работу подразделений компании и отладило многие внутренние бизнес-процессы (отбор тендеров, поставку продукции/услуг и др.)

• Сейчас в CRM Заказчика есть следующие воронки:

→ Общая (для сбора корреспонденции). Из нее с помощью роботов письма распределяются по отделам (см. п.4 – Настройка роботов

→ Подразделение-1

→ Подразделение-2

→ Отбор

→ Поставка

→ Секретарь

→ Входящая корреспонденция

• С помощью инструмента туннелей нужные сделки могут быть перемещены в соответствующую воронку.

• Настроили стадии существующих воронок, включая стадии проигрыша (для внутренней аналитики слабых мест).

Стадии позволяют оцифровать и стандартизировать процессы работы с лотом (примеры стадий: «Запросы направлены», «КП загружено», «Подано на 1ый этап», «Подано на 2й этап» и т.д.). А также автоматизировать отдельные задачи, напоминающие специалистам о необходимых на данном этапе действиях (например, новая сделка автоматизирует задачу «Подать КП»)

Одной из ключевых задач по настройке CRM стало внедрение роботов Битрикс24. Сейчас они берут на себя большую часть операций по фильтрации писем, которые сотрудники раньше осуществляли вручную.

• Так, с помощью регулярных выражений настроен парсинг писем. Это помогает отслеживать номера лотов, дату и время начала/окончания приема заявок, а также извещений на запрос цен. И отправлять их в соответствующие воронки.

• Второй робот отслеживает изменение сроков тендерных процедур, что критично для компаний сферы закупок.

• Настроен поиск дубликатов по номеру лота. Благодаря этой автоматической функции, сделки либо склеиваются (при наличии дублирующихся лотов), либо создается новая сделка.

С помощью инструмента «Смарт-процесс» в Битрикс24, который помогает разворачивать сценарии для любых внутренних цепочек в компании, был полностью автоматизирован бизнес-процесс по согласованию и оплате счетов.

Сейчас сотрудник, инициирующий оплату счета, прикрепляет соответствующий файл документа прямо в Битрикс24. Есть поле для комментариев. После чего документ уходит на согласование к замдиректору, бухгалтеру и гендиректору. При положительном вердикте согласующих сторон счет сразу поступает на оплату в бухгалтерию.

При большом потоке счетов, как у нашего Заказчика, это помогает серьезно разгружать команду; сводить к нулю задержки, связанные с отсутствием на рабочем месте руководящего персонала, а также отслеживать и держать на контроле важные для бизнеса этапы работ.

Реализованный объем работ позволил компании Заказчика:

• хранить всю коммерчески значимую информацию у себя;

• оцифровать и стандартизировать процессы по отбору и участию в тендерах;

• хранить актуальные данные в карточке закупки и работать с ними;

• существенно сократить трудозатраты на ручную обработку и сортировку входящей корреспонденции за счет роботов;

• а также в 2-3 раза снизить время на процесс по согласованию и оплате счетов с помощью внедрения смарт-процесса «Оплата счета».

После переноса CRM в «коробку» и настройки дополнительного функционала мы продолжаем техническую поддержку CRM Заказчика.