RentinCity

К нам обратилась компания из Москвы ООО Сити Групп (Rentincity), которая специализируется на управлении коммерческой недвижимостью. Также она активно возвращает в оборот запущенные территории и объекты с целью повышения их рентабельности. Так, за короткий срок ей удалось привести в порядок и наладить бизнес-процессы на 13 коммерческих объектах общей площадью свыше 70 000 кв.м.

Сейчас у компании в управлении - более 20 объектов (включая хостелы и склады), в которых арендуют площади более 200 арендаторов.

Географический разброс объектов, комплекс юридических, технических и организационных моментов уже давно побудил руководство вести все взаимодействия со своими арендаторами в специализированных сервисах.

Но если раньше работу с клиентами компания вела в asana.com, то после ухода из России зарубежного ПО стала рассматривать Битрикс24 как основной инструмент для организации работы с контрагентами.

Мы уже внедряли Битрикс24 в компаниях из сферы аренды коммерческой недвижимости, наработали достаточный опыт. Поэтому заказчики обратились именно к нам.

Помимо переноса данных и интеграции с 1С, нам предстояло внедрить на базе Битрикс24 все бизнес-процессы взаимодействия с арендаторами:

• карточку арендатора

• реестр объектов

• процессы отслеживания и контроля за въездом/выездом

• согласования договоров, выставления счетов

• отправку заявок в юридический, маркетинговый отделы, инженерам и в др. подразделения

• процесс выставления штрафов и сдачи в аренду высвободившихся площадей

Функционал лидов и сделок для этого проекта решили не использовать. А реализовать базовые сценарии с помощью функционала смарт-процессов, пользовательских полей, бизнес-процессов и роботов.

Для реализации процессов по работе с арендаторами на базе Битрикс24 мы провели следующие работы.

1. Интегрировали Битрикс24 с 1С Недвижимость. Была специально разработана связка, чтобы заявки на оплату уходили в 1С.

2. В Битрикс24 заказчика появился реестр объектов с адресами и сдаваемыми площадями.

3. Создали рабочие группы по ключевым объектам и собственным подразделениям компании, куда и попадают задачи из смарт-процессов. Это позволяет вовремя координировать и контролировать работу сотрудников

4. Самой объемной задачей стал блок смарт-процессов.

Известно, что на базе смарт-процессов в Битрикс24 можно создать большое количество сценариев работы, адаптированных под задачи любой компании.

В нашем случае на базе этого функционала были созданы

• Заявки на оплату. Здесь компания отслеживает все собственные платежи: ремонт, закупки товаров и услуг, другие нужды

• Задачи на закупку. С помощью этого блока удалось стандартизировать процессы согласования и оплаты в сфере закупок

• Карточка договора (контрагента).

Эта сущность является ключевой в работе с арендаторами. Благодаря воронке, представляющей все «этапы жизни» арендатора, и смарт-процессам, связанным с карточкой договора, можно отследить всю историю взаимодействия с тем или иным контрагентом.

• Когда был заключен договор или подписаны изменения к договору;

• Какие запросы или согласования поступали от арендатора инженерам или юристам на ремонт или увеличение метража;

• Были ли у контрагента штрафы и предписания.

При открытии карточки договора специалистам компании видна как сквозная воронка этапов работы с контрагентом, так и другие связанные процессы.

В карточке договора оцифрован весь путь: от подготовки договора и заезда до таких специфических случаев, как «проблемный съезд» или «суд». В карточке много пользовательских полей, где собирается вся служебная информация.

Здесь также есть все параметры и даты по любому договору и объекту: реквизиты, номер договора, сам договор, доп. соглашения, занимаемый объект, его площадь и ставка аренды.

В карточке также создан спецраздел «Съезд арендатора», отслеживающий историю взаимодействий всех служб в момент выезда арендатора.

В зависимости от даты получения уведомления о съезде, задачи автоматически «разлетаются» всем подразделениям.

• Инженеры начинают проверять помещение;

• Бухгалтерия – сверять задолженность;

• Юристы – готовить соглашение о расторжении;

• Отдел маркетинга – подыскивать нового арендатора на высвободившиеся площади.;

• Смарт-процессы Доп.соглашения и Штрафы и предписания.

Связанные с карточкой смарт-процессы, которые помогают при работе с доп.соглашениями и штрафными ситуациями. На их базе реализованы стандарты и сценарии работы сотрудников в соответствующих ситуациях.

• Смарт-процесс «Суды».

В случаях задержек платежей и других спорных ситуациях движение дел по контрагенту отслеживается с помощью блока «Суды». Туда автоматически поступает уведомление от отдела аренды о передаче материалов юристам.

Настроены автоматические задачи соответствующим специалистам и роботы, которые учитывают последовательность и контрольные сроки выполнения задач.

Всего было настроено 12 смарт-процессов, которые оцифровывают основные бизнес-процессы компании. Разработана логика каждого процесса, согласно стандартам, принятым в компании. Во всех смарт-процессах настроены ручная или автоматическая смена стадий

• Смарт-процессы для работы с арендаторами:

• Объекты;

• Помещения;

• Договоры;

• Допники;

• Согласования;

• Заявки инженерам;

• Заявки юристам;

• Суды;

• Смарт-процессы для работы с внешними и внутренними запросами:

• Корреспонденция;

• Проверки и запросы;

• Заявки на закупки;

• Заявки на оплату;

Наиболее востребованные процессы для быстрого доступа вынесены в левое меню как «Цифровые рабочие места».

Это следующие разделы:

• Договоры;

• Заявки инженерам;

• Заявки в юр. отдел;

• Заявки на закупку;

• Заявки на оплату;

Нам удалось реализовать весь цикл работы с арендатором через Битрикс24.

В результате такого комплексного подхода у руководства появилась актуальная картина и информация о работе с каждым контрагентом на всех 20+ объектах столицы. Все это поддается контролю и масштабированию. А также улучшает и унифицирует процессы управления в сфере коммерческой недвижимости.

А для большого числа подразделений компании (среди которых сотрудники хостелов, складов и др. объектов; отделы аренды, бухгалтерии, инженеры, безопасники, юристы и маркетологи) – удобный инструмент для синхронизации работы на географически удаленных объектах и операционного взаимодействия.

Внедрение Битрикс24 продолжается. В запасе еще немало задач и решений, которые помогут сделать работу компании удобнее и эффективнее.