3сlick

Наш партнер по интеграции Битрикс24 с продуктами 1С - компания из Санкт-Петербурга. Много лет она занимается внедрением, доработкой и техподдержкой систем 1С любой сложности, поставляет лицензии, а также другое ПO. Широкий диапазон услуг и высокое качество позволили компании работать с клиентами из разных регионов и разных масштабов. Поток заявок высокий.

Компания способна решить любые виды задач: от мелких доработок до обновления нетиповых конфигураций 1С и сложных интеграций с другими системами. Все услуги индивидуальные. Почему для нее важно вести прозрачный учет работ - одинаково понятный как заказчикам, так и самой компании.

Особенностью в организации работ с клиентами стала продажа услуг “пакетами” с почасовым обслуживанием: когда заказчики нашего клиента выкупают сразу пакет часов на внедрение и доработку (например, это может быть “пакет 30 часов”, “пакет 50 часов” и т.д.). И уже в рамках пакета реализуют те или иные задачи.

Наш партнер обратился к нам за разработкой дополнительного функционала для своего Битрикс24, который бы детализировал и “на лету” фиксировал и обсчитывал услуги, предоставленные в рамках проданного пакета. А также услуги, которые были оказаны сверх объема.

У компании уже есть настроенная CRM Битрикс24 и множество воронок по разным направлениям (в зависимости от вида работ).

Фиксация работ для каждого клиента уже ведется через следующий функционал Битрикс24:

• “группы” (группа = клиент), которой на старте присваивается уникальный ID.

• “смарт-процессы” - через инструмент смарт-процесса как раз и фиксируются проданные пакеты и выставляется стоимость 1 часа обслуживания.

• “задачи” - с их помощью специалисты ведут учет работ и услуг по каждому клиенту/проекту; задачи выставляются прямо из карточки клиента (группы).

Однако существовавшая система не позволяла нашему заказчику вести сквозной учет реализованных задач. В конце месяца было много ручной работы с отчетами по пакетам и клиентам, которая отнимала у специалистов 1С довольно много времени. Кроме того, данные в таком виде было сложно передавать в 1С для выставления актов и других бухгалтерских целей.

На первом этапе мы внедрили дополнительный функционал на базе пользовательских полей в задачах. С его помощью стало возможно фиксировать дополнительные параметры по каждой задаче:

• привязка к клиенту и пакету;

• приняты ли работы;

• включена задача в пакет или нет;

• количество часов (в разрезе план/факт);

• дата старта работ;

• другие служебные моменты.

А чтобы исполнители не тратили слишком много времени на редактирование задач и фиксацию, мы предложили создать вкладку “Быстрое редактирование”. Она сейчас располагается в блоке с Комментариями и позволяет, не заходя в режим редактирования задачи, добавить служебную информацию по задаче. Это серьезно экономит время.

После заполнения дополнительных полей срабатывает обработчик задач в Приложении, который:

• проверяет, относится задача к пакету или нет;

• меняет название задачи;

• выставляет нумерацию (возможна нумерация как задач, так и подзадач по типу 1/1, 1/2);

• отслеживает, были приняты работы или нет.

А затем в рамках функционала “Умный сценарий” написанный нами робот собирает все задачи за нужный период, работы по которым были приняты. И добавляет их в блок CRM Битрикс24 “Товары”.

Там же подсчитывается:

• общее количество часов и фактические часы по каждой задаче;

• количество часов, израсходованных в пакете, и часов сверх объема;

• а также стоимость услуг - в зависимости от стоимости 1 часа работ по каждому клиенту и проекту.

Так это выглядит в интерфейсе Битрикс24 (см. скриншот ниже):

На выходе компания нашего Заказчика получает не только подсчет всех необходимых для отчетности параметров по задачам, но и данные, которые дальше синхронизируются с 1С - для последующего бухгалтерского учета и документирования.

Несмотря на то, что поначалу объем доработок казался внушительным, нам удалось создать оптимальный сценарий и алгоритм, а также полностью автоматизировать процесс учета проданных пакетов услуг на внедрение и обслуживание ПО.

Вместе с дополнительным функционалом для своего Битрикс24 наш Заказчик получил:

• серьезное снижение трудозатрат за счет автоматизированного формирования отчетности по работам, а также передачи данных в 1С;

• защиту от ошибок и неточностей, связанных с ручным подсчетом и человеческим фактором;

• прозрачную систему учета услуг, которая сейчас полностью устраивает и компанию-исполнителя, и ее клиентов.